12、会计档案管理制度（2018）-1

上海奥奇科技发展基金会

会计档案管理制度

（2018年05月08通过）

第一条 为了加强会计档案的管理，依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》制定本制度。

第二条 会计档案的范围

会计档案的范围一般指会计凭证、会计帐簿、财务会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。

（1） 会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、银行存款对帐单、银行存款余额调节表等。

（2） 会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；     

（3） 财务会计报告：包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告等；

（4） 其他会计核算资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。存贮在计算机存储器和网络上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

第三条 会计档案的整理、装订

    由财务部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册，并妥善保管。会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字的装订。

（1） 会计凭证的装订。一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

（2） 会计帐簿的装订。各种会计帐簿年度结帐后，应按时整理立卷。

（3） 会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。

第四条 会计档案的保管

（1） 会计档案的移交手续。财务部门在将会计档案移交基金会档案部门时，应按下列程序进行：

a) 开列清册，填写交接清单；

b) 在帐簿使用日期栏填写移交日期；

c) 交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

会计档案要有与档案数量相适应的柜、架等装具，做到存放有序、查找方便、安全保管。不得封包保存，随意堆放，严防毁损、散失、泄密。

（2） 会计档案的借阅。

a) 会计档案为基金会提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经基金会理事长批准。

b) 外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经理事长批准后，方可办理借阅手续；基金会内部人员借阅会计档案时，应经理事长批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案代阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

c) 借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

（3） 会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限一般分为10年和30年2种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：2016年度终了日为12月31日，保管期限按2017年元月1日开始计算。为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数，借阅数和归档数，做到中心有数、不出差错。

第五条 会计档案的销毁

（1） 会计档案保管期满需要销毁时，由档案部门提出销毁意见，会同有关部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。

（2） 会计档案要销毁时，报秘书长批准后销毁。

（3） 会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；

（4） 销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁会计档案时应由档案部门和财务部共同派员监销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出面报告一式两份，一份报秘书长，一份入档案备查。

第六条 本制度经由基金会理事会通过后执行。

第七条 本制度解释权归本基金会所有。